Y para digitalizar necesitamos un escáner, que quizás sea el dispositivo de nuestros hogares y empresas más olvidado y desconocido. Curiosamente, casi todo el mundo tiene un equipo “multifunción”, pero se queda en casi una única función: la impresión. Como mucho nos atrevemos a hacer una fotocopia directamente. Sin embargo, es un dispositivo que nos puede ahorrar costes y tiene un mantenimiento mínimo. Es cierto que hoy en día en nuestros dispositivos móviles también tenemos apps que nos permiten realizar la función de escáner, pero en cualquier caso lo importante es que digitalicemos nuestros documentos, de la forma que sea.
Aprovechamos para hacer una reflexión sobre nuestra organización de los papeles que tenemos en el hogar o en la oficina, es decir, si queremos digitalizar nuestros documentos y tenerlos al alcance. Porque gracias a los dispositivos móviles y a la nube podremos consultarlos o utilizarlos en cualquier lugar y momento.
También hoy en día, con la combinación de las facturas electrónicas accesibles por Internet de la mayoría de nuestros proveedores, el almacenar facturas en papel cada vez es menos habitual, colaborando de paso con el medio ambiente. La banca electrónica también puede contribuir a ello si pedimos que no nos envíen toda su correspondencia en papel. Si digitalizamos la documentación que llevamos en la cartera, por ejemplo, tendremos un control de lo que llevamos, y en caso de robo o pérdida sabremos lo que teníamos y puede facilitar su reposición. Documentos importantes como escrituras, contratos, etc., pueden ser más fácilmente accesibles desde el PC u otro dispositivo y así preservarlos mejor. En las empresas esta digitalización debería tener todavía un mayor protagonismo por el ahorro que puede conllevar, y además es el paso previo a la transformación digital. Así que realicemos menos fotocopias e impresiones y digitalicemos más.
CARLOS GÓMEZ CACHO – Tecnólogo
